FAQ Banca d’Italia: documento di identità scaduto, cosa cambia per l’adeguata verifica
La Banca d’Italia ha aggiornato le proprie FAQ relative alle Disposizioni in materia antiriciclaggio, introducendo un importante chiarimento sulla gestione dei documenti di identità acquisiti nell’ambito dell’adeguata verifica della clientela.
La questione affrontata è particolarmente rilevante sul piano operativo: gli intermediari devono necessariamente acquisire un nuovo documento di identità alla scadenza di quello presentato dal cliente al momento dell’identificazione?
Secondo la Banca d’Italia, la risposta è negativa. La mera scadenza del documento già acquisito non comporta, di per sé, l’obbligo di ottenerne immediatamente uno nuovo, purché non emergano ulteriori elementi che facciano ritenere non più attuali i dati o le informazioni disponibili sul cliente.
L’aggiornamento deve essere proporzionato al rischio
Nell’ambito del controllo costante, la frequenza dell’aggiornamento dei dati deve essere definita dagli intermediari nelle proprie politiche antiriciclaggio, in funzione del profilo di rischio del cliente.
Non è quindi previsto un aggiornamento automatico e uguale per tutti: le posizioni a rischio più elevato richiedono controlli più frequenti, mentre per quelle a rischio contenuto possono essere stabiliti intervalli più ampi.
L’aggiornamento deve comunque essere anticipato quando le informazioni acquisite risultino non più attuali, affidabili o coerenti con il rapporto.
Gli estremi del documento non rientrano più tra i dati identificativi
Dal 2020 gli estremi del documento di identificazione non rientrano più tra i dati identificativi previsti dal D.Lgs. 231/2007.
Di conseguenza, la scadenza del documento non rende automaticamente non aggiornati i dati del cliente e non determina, da sola, la necessità di acquisirne uno nuovo.
La data di scadenza resta utile per i controlli e per programmare gli aggiornamenti, ma non coincide necessariamente con la scadenza dell’adeguata verifica.
Le conseguenze operative per gli intermediari
Il chiarimento non elimina l’obbligo di mantenere aggiornate le informazioni sulla clientela, ma supera un criterio puramente formale legato alla scadenza del documento. L’intermediario deve valutare in concreto l’attualità, l’adeguatezza e l’affidabilità dei dati disponibili.
Le procedure interne devono quindi definire:
- la periodicità degli aggiornamenti in base al rischio;
- gli eventi che richiedono una revisione anticipata;
- i casi in cui è necessario acquisire un nuovo documento;
- le modalità di documentazione delle valutazioni svolte.
Il nuovo documento deve essere richiesto quando occorre verificare nuovamente l’identità del cliente, emergono dubbi, variazioni o incongruenze, oppure scade il termine di aggiornamento previsto dalle procedure interne.
La FAQ riguarda soprattutto il controllo costante dei rapporti già instaurati e non modifica le regole applicabili all’identificazione iniziale.
Il futuro quadro europeo
La Banca d’Italia precisa, infine, che la FAQ riflette il quadro normativo attualmente vigente. La materia dell’aggiornamento dei dati e dei documenti della clientela sarà disciplinata in maniera più puntuale dall’articolo 26 del Regolamento (UE) 2024/1624 – AMLR e dai connessi Orientamenti dell’AMLA in materia di controllo costante dei rapporti, attualmente in corso di definizione.
Il chiarimento rappresenta quindi una significativa indicazione operativa: il documento scaduto non deve essere necessariamente sostituito nell’immediato, ma l’intermediario deve continuare a verificare che i dati e le informazioni della clientela siano attuali e coerenti con il rischio associato al rapporto.