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Quali sono gli obblighi di conservazione dei documenti acquisiti nell’effettuazione dell’adeguata verifica?

Di seguito elenchiamo gli obblighi di Conservazione.

I destinatari conservano in formato cartaceo o elettronico i documenti acquisiti nell’attività di Adeguata Verifica, al fine di:

  1. Dimostrare alle Autorità di Vigilanza le procedure seguite e le misure adottate per adempiere agli obblighi di legge;
  2. Consentire analisi e approfondimenti da parte della UIF o di qualsiasi altra Autorità competente;
  3. Consentirne l’utilizzo nell’ambito di indagini o procedimenti su operazioni di riciclaggio, di finanziamento del terrorismo o altri reati.

I documenti sono conservati per un periodo di 10 anni dalla data di:

  • Esecuzione dell’operazione occasionale;
  • Chiusura del rapporto continuativo.

I documenti devono essere prontamente disponibili, in formato cartaceo o elettronico, su richiesta delle Autorità competenti.

Servizio per la conservazione sostitutiva a norma di legge

La conservazione dei documenti presso un’unica struttura, eventualmente individuata a livello di gruppo ovvero presso terzi, è consentita, purché ciò non determini ostacoli giuridici (riservatezza, privacy) o logistici che compromettano la pronta disponibilità dei documenti stessi. Per maggiori informazioni collegati al nostro sito dedicato alla Gestione Documentale